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Management des Relocation-Projekts Ihrer Mitarbeitenden

So unterstützt Sie unser Programm bei der Relocation und der Auswahl der Dienstleister

Talente zu gewinnen und zu binden ist das wichtigste Anliegen von Unternehmen. Um talentierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig zu halten, müssen HR-Fachleute dafür sorgen, dass sie wettbewerbsfähige Relocation-Angebote sowie wirksame Relocation-Praktiken und -Richtlinien bereitstellen. Relocation-Unterstützung kann dabei helfen, neue Mitarbeitende zu gewinnen, bestehende Mitarbeitende durch Möglichkeiten zur Karriereentwicklung zu binden und die Geschäftsentwicklung sowie den operativen Betrieb zu fördern, indem die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Ein gut konzipiertes Relocation-Programm ergänzt das Talentmanagement-Programm des Arbeitgebers.

Mit der anhaltenden Erholung der Wirtschaft wird erwartet, dass Organisationen ihre Relocation-Volumen und -Budgets beibehalten oder erhöhen. Die besten Ressourcen eines Arbeitgebers, und zugleich seine grössten Kostenfaktoren, sind die Menschen, die einem Unternehmen Kreativität, Produktivität und Rentabilität bringen. Ein gutes Talentmanagement-Programm kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Arbeitgebers verbessern, garantiert jedoch nicht, dass sich die Talente dort befinden, wo sie am dringendsten gebraucht werden. Arbeitgeber können den Wunsch haben, dass sich neue und bestehende Mitarbeitende verlagern, um ihre Karriere weiterzuentwickeln oder ihr Wissen in andere Niederlassungen oder an andere Standorte einzubringen. Solche Umzüge können für den Arbeitgeber eine einschüchternde Aufgabe und für die Mitarbeitenden eine belastende Situation sein. Wird eine Relocation nicht erfolgreich gesteuert, gefährdet dies die Fähigkeit des Arbeitgebers, die Mitarbeitenden zu halten, und er riskiert, jemanden zu verlieren, in dessen Ausbildung und Versetzung er Zeit und Geld investiert hat.

Die Rolle von HR

Die Personalabteilungen verwalten innerhalb von Organisationen häufig die Versetzungsprogramme für Mitarbeitende. Die Versetzung liegt nicht mehr allein in der Verantwortung von HR oder einer einstellenden Führungskraft, die die Umzugskosten genehmigt. Die Versetzung erfordert heute eine strategische Betrachtung der Geschäftstätigkeit und der Finanzen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass das Versetzungsprogramm die Unternehmensstrategie voranbringt. HR muss mit anderen Abteilungen der Organisation zusammenarbeiten, um eine kohärente Steuerung der Versetzungen zu gewährleisten.

Der Versetzungsprozess der Mitarbeitenden erfordert, dass HR oder die Mobility-Verantwortlichen die folgenden Aufgaben übernehmen:

• Richtlinien erstellen und steuern, in direkter Zusammenarbeit mit internen Partnern und operativen Führungskräften.
• Die für Mobilitätschancen am besten geeigneten Mitarbeitenden identifizieren, gemeinsam mit den Talentverantwortlichen und den Managern.
• Ein Portfolio externer Lieferanten und Dienstleister auswählen und steuern, in Zusammenarbeit mit den Einkaufs- oder Finanzverantwortlichen.
• Rechtliche Themen wie Steuer- oder Einwanderungsfragen identifizieren und entschärfen, in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung.

HR muss das Programm in seiner Gesamtheit strategisch, finanziell und operativ betrachten. Wie bei jedem HR-Programm sind Bewertungen und Kennzahlen entscheidend, um den strategischen Wert des Programms zu belegen.

Kohärente und faire Regeln

Schriftliche Richtlinien legen klare Regeln fest, damit alle Mitarbeitenden kohärent und fair behandelt werden. Eine schriftliche Richtlinie verhindert Bevorzugung und den Druck von Managern, die für ihre eigenen Neueinstellungen oder bevorzugten Mitarbeitenden eine Sonderbehandlung erwirken wollen. Eine Richtlinie legt zudem die Informationen offen, sodass umziehende Mitarbeitende genau wissen, was enthalten ist, und fundierte Entscheidungen treffen können.

Versetzungsrichtlinien haben in der Regel drei Abdeckungsstufen, je nach der Gruppe, der ein Mitarbeitender angehört:

• Neueinstellungen, in der Regel junge Nachwuchskräfte oder Personen mit begrenzter Erfahrung.
• Erfahrene Mitarbeitende, etwa Personen mit einer gewissen Berufserfahrung, die eher mit einem Eigenheim und/oder einer Familie verwurzelt sind.
• Führungskräfte und andere Mitarbeitende auf höherer Ebene, die an ihrem aktuellen Ort wahrscheinlich stark verankert sind und familiäre sowie gesellschaftliche Bindungen haben.

Arbeitgeber erstellen auf ihre Situation zugeschnittene Richtlinien und können für jede dieser drei Stufen eigene Richtlinien haben.

Arbeitgeber möchten Führungskräften und Mitarbeitenden auf höherer Ebene attraktive Versetzungspakete anbieten, sehen sich jedoch mit den hohen Kosten solcher Pakete konfrontiert. Die zentrale Frage ist, ob der finanzielle Nutzen aus der Einstellung oder Versetzung eines Mitarbeitenden die Kosten der Versetzung aufwiegt. HR steht unter erheblichem Druck, die Kosten zu senken und die Richtlinien so anzupassen, dass Mitarbeitende dennoch dorthin versetzt werden können, wo sie gebraucht werden. Der Einsatz von Kennzahlen wie der Kosten-Nutzen-Analyse, etwa bei der Analyse der Immobilienkosten, hilft, ein Bild der Gesamtkosten des Umzugs zu erstellen.

Immer mehr Unternehmen bieten flexible Versetzungspakete an, um die Kosten zu begrenzen, indem sie grundlegende Versetzungsleistungen sowie optionale Leistungen je nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden bereitstellen.

Bestandteile eines umfassenden Relocation-Programms

Bei Relocation-Paketen gibt es keine Zauberformel, doch Organisationen sollten beim Aufbau eines Relocation-Programms bestimmte Elemente berücksichtigen.

Prämien und Gehaltsanpassungen

Finanzielle Anreize im Zusammenhang mit der Relocation sind in der Regel der «Wendepunkt», um Mitarbeitende von einem Umzug zu überzeugen. Die Lage am Arbeitsmarkt beeinflusst, welche Anreize Mitarbeitende benötigen, um sich für einen Umzug zu entscheiden. Anpassungen an die Lebenshaltungskosten und Relocation-Prämien sind verbreitet. Organisationen in Ländern mit hohen Steuersätzen müssen diese Anreize unter Umständen einsetzen, um Mitarbeitende für eine Relocation zu gewinnen. Andernfalls könnten sie Schwierigkeiten haben, Arbeitskräfte aus anderen Ländern anzuziehen.

Standortbesuche

Relocation-Programme ermöglichen in der Regel Standortbesuche, damit der Mitarbeitende und gegebenenfalls der Partner das neue Büro sehen, die Gemeinde kennenlernen und sich über Schulen, Wohnmöglichkeiten und andere lokale Dienstleistungen informieren können.

Unterstützung beim Kauf und Verkauf von Wohnraum

Die Relocation-Programme der Arbeitgeber umfassen Unterstützung beim Verkauf eines Hauses, von dem sich ein Mitarbeitender trennen muss, oder bei der Organisation des Ankaufs des Hauses des Mitarbeitenden, falls es sich nicht innerhalb einer bestimmten Frist verkaufen lässt. Weitere Hilfen, die Richtlinien bieten können, umfassen rechtliche und finanzielle Unterstützung bei der Kündigung von Mietverträgen oder Hilfe, damit der Mitarbeitende eine hypothekarische Vorabprüfung erhält. Diese Anreize können den Unterschied ausmachen, ob ein Mitarbeitender das Relocation-Angebot annimmt oder ablehnt.

Umzugskosten

Arbeitgeber können die Erstattung von Ausgaben für die Wohnungssuche, für vorübergehende Unterkünfte und für den Transport des Hausrats anbieten. Manche Organisationen verzichten auf die Erstattung und ziehen es vor, Mitarbeitenden während der Relocation im Voraus gezahlte Pauschalbeträge bereitzustellen, um alle Ausgaben abzudecken. Die Mitarbeitenden behalten einen allfälligen Restbetrag oder tragen die Ausgaben, die der Pauschalbetrag nicht abdeckt. Pauschalbeträge ersparen HR Verhandlungen über Ausgaben oder das Führen detaillierter Aufzeichnungen über jeden Beleg des Mitarbeitenden.

Rückzahlungsklauseln

Organisationen investieren viel in Relocations und verlieren diese Investitionen häufig, wenn Mitarbeitende das Unternehmen kurz nach einem Umzug verlassen. Eine wachsende Zahl von Arbeitgebern nimmt eine Rückzahlungsklausel in die Relocation-Vereinbarungen auf, um diese Kosten zurückzuholen. Im Rahmen einer Rückzahlungsklausel verpflichtet sich ein versetzter Mitarbeitender beispielsweise, der Organisation die Versetzungskosten des Arbeitgebers ganz oder teilweise zu erstatten, falls der Mitarbeitende das Unternehmen innerhalb einer bestimmten Frist verlässt, in der Regel von einem Jahr bis zu 18 Monaten. Branchen mit hohen Fluktuationsraten nutzen diese Klauseln häufiger. Manche Arbeitgeber verzichten auf Rückzahlungsklauseln, da sie befürchten, dass diese eine Relocation hemmen könnten. Arbeitgeber sollten prüfen, ob die Gesetzgebung des Landes Rückzahlungsklauseln zulässt, bevor sie diese Praxis umsetzen.

Unterstützung für Familien

Familien während einer Relocation benötigen erhebliche Unterstützung durch den Arbeitgeber. Organisationen sollten nicht davon ausgehen, dass die Begeisterung eines Mitarbeitenden über den Umzug in ein neues Büro und eine neue Wohnung den mit dem Umzug verbundenen Stress für den Mitarbeitenden und seine Familie ausgleicht. Ehepartner oder Partner, die mit dem Mitarbeitenden umziehen, benötigen möglicherweise Hilfe bei der Stellensuche. Die mit der Relocation verbundenen Probleme der Kinder, etwa der Druck durch neue Schulen und der Verlust alter Freundschaften, werden häufig übersehen. Auch kulturelle Unterschiede zwischen geografischen Regionen oder Ländern können die Familie belasten und so den Erfolg der Entsendung beeinträchtigen.

Ein wettbewerbsfähiges und umfassendes Relocation-Programm kann Unterstützungsdienste für Ehepartner bei der Stellensuche umfassen, Richtlinien, die Mitarbeitenden während der Relocation genügend Freizeit gewähren, um Schulen und andere Einrichtungen zu besichtigen, oder Hilfe bei der Suche nach Betreuung für ältere Angehörige. Welche Form die Unterstützung des Arbeitgebers für die Familie auch annimmt, HR sollte sowohl den Mitarbeitenden als auch dessen Partner einbeziehen.

Kommunikation

Sobald eine Richtlinie besteht, ist es entscheidend, sie den Mitarbeitenden zu kommunizieren. Die Kommunikation rund um die Relocation muss zwei Bedürfnisse in Einklang bringen: den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie wertgeschätzt werden, und sie über die Leistungen zu informieren, auf die sie Anspruch haben. Eine schlechte Kommunikation rund um die Relocation kann bei versetzten Mitarbeitenden zu Stress, Leistungsproblemen und hohen Fluktuationsraten führen. Arbeitgeber müssen den Mitarbeitenden klar mitteilen, auf welche Leistungen der Versetzte Anspruch hat, und sie sollten während des gesamten Prozesses weiter kommunizieren.

Ein formelles Relocation-Vereinbarungsschreiben ist ein wichtiges erstes Kommunikationsmittel, da es die Richtlinie und die Einzelheiten des Umzugs darlegt. Mitarbeiterhandbücher und Intranetseiten sollten die Relocation-Richtlinien zugänglich machen. E-Mails liefern einen schriftlichen Nachweis der Kommunikation, auf den sich HR bei Relocations beziehen kann. Die Kommunikation sollte nach dem Umzug einen Debriefing-Prozess umfassen, damit der Arbeitgeber beurteilen kann, wie die Relocation verlaufen ist.

Besondere Umstände

Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die dauerhafte Relocation einzelner Mitarbeitender, doch es gibt zwei besondere Umstände, die HR bei der Ausarbeitung von Relocation-Richtlinien berücksichtigen muss.

Gruppenumzüge

Gruppenumzüge betreffen ganze Organisationen oder Geschäftsfunktionen, die so weit umziehen, dass auch die Mitarbeitenden und ihre Familien eine Relocation vornehmen müssen. Sie können die Relocation-Ressourcen einer Organisation stark beanspruchen und einen grossen Teil der Belegschaft über einen langen Zeitraum beschäftigen, während zugleich versucht wird, die normale Produktion des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Sie haben ihre eigene Dynamik, auf die HR reagieren muss, etwa zu erklären, warum die Mitarbeitenden umziehen (in der Regel nicht wegen einer Beförderung), und mit den Gerüchten der Mitarbeitenden über den Umzug umzugehen.

Temporäre Relocations

Temporäre Relocations werden in der Unternehmenswelt immer häufiger. Arbeitgeber stellen fest, dass diese Strategie ein hervorragendes Mittel ist, um Kosten zu senken und zugleich die Produktivität rund um eine bestimmte Geschäftsinitiative zu steigern. Eine Versetzung von weniger als einem Jahr ist finanziell vorteilhaft, da ein Familienumzug für einen so kurzen Zeitraum selten ist, und sie bietet Arbeitgebern und Mitarbeitenden erhebliche Steuerersparnisse, da diese Kostenerstattungen häufig als Betriebsausgaben statt als Relocation-Kosten ausgewiesen werden.

Outsourcing

Arbeitgeber lagern die Relocation häufig aus, da sie so ihre Relocation-Programme neu organisieren, die Dienstleistungen verbessern oder die Kosten durch den Abbau interner Stellen senken können. Obwohl Hunderte von Unternehmen Dienstleistungen anbieten, kann es schwierig sein, den richtigen Anbieter auszuwählen, und dies hängt von den spezifischen Bedürfnissen der Organisation ab. Arbeitgeber sollten zunächst ihre eigenen Ziele im Bereich Relocation klären. Eine angemessene Planung und Vorbereitung, etwa die Bildung eines internen Teams aus HR, Finanzen, Recruiting und Einkauf, erleichtert Arbeitgebern den Prozess der Anbieterauswahl.

Vertragsverhandlungen mit Umzugsunternehmen

Der Prozess endet nicht, sobald der Arbeitgeber einen Anbieter ausgewählt hat. Die Vertragsverhandlung erfordert Informationen und Planung. So müssen Organisationen bei der Aushandlung eines Relocation-Vertrags mit einem Hausrat-Transportunternehmen mehrere Fragen berücksichtigen: Verfügt das Transportunternehmen in allen Regionen des Landes über ausreichende Unterstützung und ist es jederzeit erreichbar? Bietet das Transportunternehmen Rabatte für mehrere Umzüge an? Zu wissen, worauf man bei einem Hausrat-Umzugsunternehmen achten muss, verschafft dem Arbeitgeber einen Vorteil.

Kommunikation mit den Dienstleistern

Zu den wichtigsten Instrumenten, um Relocations zu steuern und Unvorhergesehenes zu minimieren, gehören eine klare Relocation-Richtlinie, ein renommierter Relocation-Dienstleister und gute Kommunikationspraktiken zwischen allen Beteiligten. Eine schlechte Kommunikation stellt selbst die beste Richtlinie und den kompetentesten Anbieter in den Schatten. Der Arbeitgeber muss die Erwartungen der versetzten Person verstehen, um sie vollständig an den Dienstleister weiterzugeben.

Eine Relocation ist mit Kosten, geringerer Produktivität und Stress verbunden, sowohl für die versetzte Person als auch für den Arbeitgeber. Es gibt immer Raum für Verbesserung, für eine Straffung der Prozesse und für bessere Anbieterentscheidungen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden zur Leistung ihrer Fernumzugsunternehmen und anderer Relocation-Dienstleister befragen, um künftig effiziente Anbieter auswählen zu können. Befragungen helfen einzuschätzen, ob der Dienstleister die versprochenen Ergebnisse geliefert hat.

Rechtliche Fragen

Die Relocation von Mitarbeitenden bedeutet mehr, als nur Personen und ihre Habseligkeiten zu verlagern. Arbeitgeber müssen auch rechtliche Fragen wie Verträge, Themen des Datenschutzes und Steuern berücksichtigen.

Relocation-Vereinbarungen

So wie ein Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Relocation-Dienstleister unerlässlich ist, ist auch eine schriftliche Relocation-Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem versetzten Mitarbeitenden zwingend erforderlich. Eine Vereinbarung legt klar fest, wer wofür verantwortlich ist, und steckt die Grenzen der Relocation-Richtlinie des Arbeitgebers ab. Eine Vereinbarung schützt den Arbeitgeber, indem sie Führungskräfte daran hindert, übermässig optimistische Aussagen über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses oder den beruflichen Aufstieg zu machen, die als mündliche oder stillschweigende Verträge ausgelegt werden könnten.

Persönliche Informationen

HR muss die persönlichen Informationen der Mitarbeitenden schützen. Der Einsatz eines Dienstleisters bringt die Übermittlung der personenbezogenen Daten des Mitarbeitenden mit sich, und HR muss bei den Dienstleistern die nötigen Überprüfungen vornehmen, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Steuerliche Aspekte

Steuern können bei der Relocation von Mitarbeitenden ein komplexes Thema sein. Die steuerlichen Überlegungen für temporäre Relocations von weniger als 12 Monaten unterscheiden sich von den steuerlichen Fragen bei dauerhaften Umzügen. Steuern sind von Land zu Land unterschiedlich und können durch weitere Faktoren wie einen Hausverkauf verkompliziert werden. Geeignete Fachleute sollten die steuerlichen und rechtlichen Fragen prüfen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien und Praktiken den gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers entsprechen, damit HR später Kopfzerbrechen erspart bleibt.

Immobilienmärkte

Der Immobilienmarkt hat einen erheblichen Einfluss auf das Relocation-Programm einer Organisation und beeinflusst sowohl das Relocation-Budget als auch die Umzugsbereitschaft der Mitarbeitenden. Manche Organisationen helfen beim Verkauf der Häuser der Mitarbeitenden, decken Verluste beim Hausverkauf und übernehmen die Kosten für vorübergehende Unterkünfte. Bei der Betrachtung des Immobilienmarkts müssen Arbeitgeber zusätzliche Kosten berücksichtigen, etwa doppelte Wohnkosten und den Einsatz von Anreizen, um die Nachfrage und den Verkauf von Häusern anzukurbeln. Weitere Instrumente zur Beschleunigung von Relocations sind die sogenannten Buyer-Value-Optionen, bei denen der Käufer das Haus an ein Relocation-Unternehmen verkauft. In manchen Situationen kaufen Arbeitgeber sogar selbst Häuser, um die dringend benötigten Talente zu gewinnen.

Bei der Entscheidungsfindung muss HR den Immobilienmarkt auch regional betrachten. Da die Märkte je nach Region unterschiedlich sind, muss HR unter Umständen für jede Region eigene Relocation-Richtlinien ausarbeiten.